Revisi Pesan - Pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan –pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya , gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.

Pesan – Pesan bisnis mencakup:

1. Pesan – Pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan – pesan bisnis dalam bentuk tertulis di mulai dari;

a.Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan.

Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal – hal apa saja yang perlu di perbaiki atau di sempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu di perhatikan, antara lain:

                 •Apakah anda telah memasukan poin – poin dengan urutan yang logis?

                •Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal – hal yang bersifat umum dengan hal – hal yang khusus?

                 •Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?

               •Apakah anda telah memberikan fakta – fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang ( cross check ) terhadap fakta – fakta yang ada?

                  •Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?

b. Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian , dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

                 •Susunan kalimat yang di gunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada , sehingga mudah di pahami dengan baik.

                •Penggunaan kapitalisasi secara tepat ( perhatikan kata – kata yang harus di tulis dengan huruf kapital)

                 •Penulisan tanda baca secara benar ( perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya , dan tanda seru).

                •Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.

           •Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yang telah disampaikan. 

c. Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Disamping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh di abaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang di gunakan berkualitas baik, audiens Anda akan senang membacanya.

2. Pesan – Pesan Bisnis Lisan

Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang di sampaikan secara tertulis, pesan – pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.

Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan – pesan bisnis yang di lakukan secara lisan, tetap perlu di lakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

a. Substansi pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan – pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di sampaikan pada audiens.

      •Apakah substansi (inti) pesan yang ingin di sampaikan telah tercantum di dalamnya?

     •Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?

b. Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan – pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;

    •Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

    •Penyampaian substansi pesan ( misalnya, pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).

    •Penutup ( misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c. Gaya Bahasa

Pada umumnya, penulisan pesan – pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.

Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menonton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan – pesan secara langsung, pesan – pesan non verbal yang di dukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format animasi yang dinamis.

B. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Pemilihan kata adalah penggunaan kata – kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat di mengerti, anda harus dapat memilih kata – kata dengan sebaik – baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal

Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar & baik.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Agar tidak terjadi salah tafsir. Akibatnya tidak tercapainya tujuan dari pesan_pesan tersebut

C. MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.

1. Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:

A. Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.

B. Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.

C. Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara Mengembangkan Paragraf

Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya.  Cara-cara mengembangkan paragraf:

a. Ilustrasi

b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

c. Pembahasan Sebab-Akibat

d. Klasifikasi

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

a.Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b. Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c. Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d. Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

Sumber : http://rodhiahkombis.blogspot.com/2012/04/bab-7-revisi-pesan-pesan-bisnis.html

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

A.  Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Tidak terorganisasinya pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1.    Bertele-tele, dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.

2.    Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak relevan akan membuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi tidak jelas serta sulit dipahami.

3.    Menyajikan ide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens sulit untuk memahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi akan tidak lancar.

4.    Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

B.  Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Dengan mengatur ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang tersampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a.    Subjek dan tujuan harus jelas.

b.    Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

c.     Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

d.    Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

C.  Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

1.    Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:

a.    Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.

b.    Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.

c.                  Ilustrasi dengan bukti-bukti

Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin baik.

2.    Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:

a.    Pendekatan Langsung (deduktif)

Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.

b.    Pendekatan Tidak Langsung (induktif)

Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan.

Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:

a.    Direct Request

Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

b.    Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

c.                  Pesan-pesan Bad News

Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

d.    Pesan-pesan Persuasif

Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.

Sumber : http://stiebanten.blogspot.com/2011/05/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

Tentang ASEAN-KOREA FTA
(AKFTA)

Ikhtisar

Korea adalah mitra dialog kedua dengan siapa ASEAN telah mengukuhkan perjanjian perdagangan bebas. Pada tahun 2005, ASEAN dan Korea menandatangani Perjanjian Kerangka Kerjasama Ekonomi Komprehensif (Framework Agreement), dan kemudian, menandatangani empat (4) perjanjian lebih yang membentuk instrumen hukum untuk membentuk ASEAN-Korea Free Trade Area (AKFTA).

Pembentukan AKFTA menciptakan kesempatan bagi 670 juta warga ASEAN dan Korea dengan PDB gabungan sebesar USD 2,9 triliun melalui lebih liberal, fasilitatif akses pasar, dan rezim investasi antara Para Pihak dari AKFTA tersebut.

Tujuh Fakta Penting ASEAN-Korea Hubungan Ekonomi

·         ASEAN dan Korea pertama dimulai hubungan Dialog sektoral pada tahun 1989 dan Korea menjadi mitra dialog penuh ASEAN pada tahun 1991

·         ASEAN dan Korea mempertahankan kerjasama yang erat mengenai isu-isu bilateral, regional, dan internasional melalui mekanisme yang ada seperti, antara lain, Forum Regional ASEAN (ARF), ASEAN Plus Three (APT), KTT Asia Timur (EAS), ASEAN-ROK Summit, dan Pertemuan Tingkat Menteri

·         ASEAN dan Korea juga anggota organisasi seperti Kerjasama Ekonomi Asia Pasifik (APEC), Asia Timur-Amerika Latin Kerjasama (EALAF) dan Pertemuan Asia-Eropa (AEM)

·         Volume perdagangan bilateral antara Korea dan ASEAN hampir tiga kali lipat dari 2001-2010 Dari US $ 32 miliar menjadi US $ 98100000000

·         Pada periode tahun pertama ASEAN Korea Trade dalam pelaksanaan Barang, volume perdagangan meningkat lebih dari 23%

·         Pada tahun 2010, Korea tetap sebagai mitra dagang terbesar kelima ASEAN, sementara ASEAN adalah mitra dagang terbesar kedua Korea

·         Korea pengunjung ke negara-negara ASEAN meningkat beberapa kali lipat dari 1,1 juta di 1995-3285000 pada tahun 2010.

Pihak

Pihak ASEAN-Korea FTA adalah Brunei Darussalam, Kamboja, Indonesia, Laos, Malaysia, Myanmar, Filipina, Singapura, Thailand, Vietnam dan Korea.

Pemberlakuan

Tiga Perjanjian besar di bawah ASEAN-Korea FTA telah diberlakukan dan dilaksanakan oleh ASEAN andKorea.

·         Perdagangan ASEAN-Korea in Goods Agreement mulai berlaku pada bulan Juni 2007

·         Perdagangan ASEAN-Korea dalam Perjanjian Layanan mulai berlaku Mei 2009

·         ASEAN-Korea Perjanjian Investasi mulai diberlakukan pada bulan Juni 2009

Sumber : http://akfta.asean.org/index.php?page=about-akfta

Iron Man 3

Berikut data-data Film "Iron Man 3" :

Sutradara : Shane Black

Produser : Kevin Feige

Penulis Naskah : Drew Pearce, Shane Black

Pemain : Robert Downey Jr, Gwyneth Paltrow, Ben Kingsley, Guy Pearce, Rebecca Hall, Stephanie Szostak, Jon Favreau, James Badge Dale

Genre : Action, Fantasi

Studio : Marvel Studios

Distribusi : Walt Disney Pictures, Motion Pictures

          Tanggal Rilis Perdana : 25 April 2013

Sinopsis dan Trailer Film Iron Man 3. Inilah film Hollywood yang paling dinanti pemutarannya oleh seluruh penikmat film di seluruh dunia. Sekuel ketiga dari film "Iron Man" ini memang patut ditunggu, ini tidak lepas dari kesuksesan film pertama dan keduanya. Kali ini Sinopsis Film akan membahas tentang film "Iron Man 3" ini.

Film terbaru yang menceritakan tentang superhero pada komik Marvel ini rencananya akan dirilis perdana pada 25 April 2013. Film "Iron Man 3" ini masih dibintangi oleh aktor keren Robert Downey Jr. yang berperan sebagai Tony Stark atau Iron Man, dan Gwyneth Paltrow yang menjadi sekretaris pribadinya.

Lokasi syuting film terbaru Iron Man yang disutradarai oleh Shane Black ini diambil di China, termasuk Hongkong dan Shanghai. Film yang didistribusikan oleh Walt Disney Studios ini menelan budget sebesar 200 juta dolar Amerika Serikat.

Film "Iron Man 3" berkisah tentang sosok pengusaha brilian yang bernama Tony Stark(Robert Downey Jr) yang kali ini menghadapi musuh yang sangat keji bernama The Mandarin yang diperankan oleh Ben Kingsley. Sosok The Mandarin ini terlihat memakai jubah dengan tato mirip gambar perisai Kapten America di lehernya.

Saat berada di rumah mewahnya yang berada di atas bukit di laut, Tony Stark danPepper (Gwyneth Paltrow) diserang oleh sejumlah helikopter yang menembakkan misil ke arah rumah tersebut. Dengan secepat kilat Tony memakai baju besinya, meskipun akhirnya rumah tersebut hancur dan tercebur ke dalam laut bersama dirinya.

Ketika Tony menyadari bahwa dunianya telah dihancurkan oleh musuh-musuhnya, dia harus tetap berusaha melindungi orang-orang yang dicintainya termasuk Pepper. Dalam perjuangannya melawan kejahatan yang dilakukan The Mandarin, Tony menemukan jawaban dari pertanyaan yang menghantuinya selama ini "Apakah manusia yang mengendalikan mesin, ataukah justru mesin yang mengendalikan manusia itu sendiri"


Sumber : http://sinopsisfilmanyar.blogspot.com/2013/03/sinopsis-film-iron-man-3-trailer-review.html

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Pengertian Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.

Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.

Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide. Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalah surat, memo, dan proposal.

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang aka bibuat untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna oleh para pengemarnya.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :
a) Pencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.

b) Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.

c) Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

B. PENENTUAN TUJUAN

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan itu harus jelas.

Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :

a) Keputusan untuk meneruskan pesan .
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?

b) Keputusan untuk menenggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.

c) Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.

d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

3. Cara Menguji Tujuan

Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :
a) Apakah tujuan tersebut realistis?
b) Apakah waktunya tepat?
c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan

C. ANALISIS AUDIENCE

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?

1) Cara mengembangkan profil audience

a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.

b. Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,

d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.

e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.
Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

D. PENENTUAN IDE POKOK
Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :

1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

c) CFR (Conclusions, findings, recommendations¬¬¬) Worksheet.

Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.

d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.

e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.

f) Pembatasan cakupan
penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.

a. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.

b. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

Sumber : http://wennyocto.wordpress.com/2011/05/28/perencanaan-pesan-pesan-bisnis-softskill/

LANDASAN PEMIKIRAN KOMUNIKASI BISNIS

BISNIS : Adalah kegiatan sistem ekonomi yang diarahkan pada manajemen dan distribusi hasil industri dan jasa profesional, yang mendatangkan keuntungan. Esensi dari kegiatan bisnis adalah sebuah kesibukan.

KOMUNIKASI

Sering diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima (komunikan). Dengan catatan bahwa proses tersebut tertujuan mencapai saling pengertian.

Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan kegiatan produksi.
Dalam komunikasi: yang diproduksi dinamakan informasi
Dalam bisnis: yang diproduksi: barang dan jasa.

Dalam kegiatan kedua, menyampaikan produk tersebut thd pihak lain. Dalam komunikasi pihak lain disebut dengan komunikator, audience, destination.
Dalam bisnis: pihak lain disebut dengan konsumen, klien, buyer dan seterusnya.

Ketiga : komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu.

Keempat: keduanya mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

PROSES KOMUNIKASI BISNIS/ORGANISASI

Proses komunikasi antar orang perorangan atau perusahaan melibatkan lima elemen pokok:

1.    Pemberi pesan (sender atau encoder)

2.    Pesan yang diberikan (message)

3.    Jalur dan Media Komunikasi (communication channel and media)

4.    Penerima pesan (receiver, audience atau decoder)

5.    Tanggapan atau umpan balik

·        Pemberi pesan: Tanggung jawab pemberi pesan adalah memformulasikan pesan yang akan mereka berikan sehingga dapat dimengerti sepenuhnya oleh penerima pesan

·        Pesan yang diberikan : pesan yang diberikan pemberi pesan terdiri dari simbol-simbol yang menggambarkan informasi, pendapat, petunjuk, penjelasan, perintah, usul, pertanyaan dan larangan yang disampaikan

·        Simbol-simbol tersebut dapat berbentuk verbal (menggunakan kata-kata secara lisan maupun tulisan) ataupun non verbal (tanpa kata-kata)

·        Pesan yang akan disampaikan organisasi seringkali cukup kompleks dan rumit, sehingga membutuhkan persiapan yang matang dan media yang canggih.

·        Jalur dan Media: pesan yang ingin diberikan pemberi pesan dapat disampaikan melalui 2 jalur utama : written channel (jalur tulisan) dan jalur lisan (verbal and oral channel)

·        Penerima pesan (receiver atau decoder) adalah mereka yang menerima pesan tertulis atau lisan.

·        Bagaimana penerima pesan mengartikan atau bereaksi terhadap pesan yang mereka terima antara lain dipengaruhi oleh persepsi dan sikap mereka terhadap pembawa pesan

Kendala Efektivitas Komunikasi Organisasi/Bisnis  

-     Penafsiran kata-kata yang dipergunakan (interpretation of words)

-         Batas ruang lingkup pesan (abstraction)

-         Sikap, opini dan emosi (attitudes, opinions and emotions).

Pesan yang gagal lebih karena:

·        Tidak ada tujuan komunikasi yang jelas (lack of objective setting)

·        Problem sikap dan persepsi

·        Pemilihan bentuk dan media yang kurang tepat

·        Lingkungan organisatoris yang tidak mendukung

·        Menahan sebagian informasi yang diperlukan

·        Problem Bahasa Pengantar

Sumber : http://yenirosilawati.blogspot.com/2012/11/komunikasi-bisnis_4109.html